VERBİS Nedir?
Veri Sorumluları Sicili Hakkında Yönetmeliğin 8. nci maddesi gereği Veri sorumluları(kvkk yazımızı inceleyebilirsiniz), kişisel veri işlemeye başlamadan önce Veri Sorumluları Siciline kayıt yükümlülüklerini yerine getirmek zorundadır. Kayıt yükümlülüğü altında bulunmayan, sonradan kayıt yükümlüsü haline gelen veri sorumluları, yükümlülük altına girmelerini müteakip otuz gün içerisinde Sicile kaydolmak zorundadır. Herhangi bir fiili, teknik ya da hukuki imkânsızlık nedeniyle kayıt yükümlülüklerinin yerine getirilememesi halinde, bu imkânsızlığın ortaya çıktığı tarihten itibaren en geç 7 iş günü içerisinde Kuruma yazılı olarak başvurmak ve gerekçesini belirtmek şartıyla, kayıt yükümlülüklerini yerine getirmek için Kurumdan ek süre talep edilmesi mümkündür. Kurum, bir defaya mahsus olmak ve her hâlde otuz günü geçmemek üzere ek süre verebilmektedir. Sicil kaydının gerçekleşmesinin ardından bir takım bilgiler gerekmektedir.
VERBİS Kaydında Hangi Bilgiler Yer Alır?
VERBİS’e yapılan kayıt başvurusunda şu bilgiler yer almaktadır;
a) Veri sorumlusu, varsa veri sorumlusu temsilcisi ve irtibat kişisine ait kimlik ve adres bilgilerine ilişkin Kurul tarafından belirlenecek başvuru formunda yer alan bilgiler,
b) Kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği,
c) Veri konusu kişi grubu ve grupları ile bu kişilere ait veri kategorileri hakkındaki açıklamalar,
ç) Kişisel verilerin aktarılabileceği alıcı veya alıcı grupları,
d) Yabancı ülkelere aktarımı öngörülen kişisel veriler,
e) Kanunun 12 nci maddesinde öngörülen ve Kurul tarafından belirlenen kriterlere göre alınan tedbirler,
f) Kişisel verilerin mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan azami muhafaza edilme süresi.
İlgili bildirimlerin veri işleme envanterine göre yapılması zorunlu olduğundan; öncelikle envanterlerin doğru şekilde hazırlanması hayati önem taşımaktadır.
Kimlerin VERBİS'te Olma Zorunluluğu Var?
VERBİS Kayıt Zorunluluğu Olan Gerçek Ve Tüzel Kişiler şu şekilde ifade edilebilir;
-Yıllık çalışan sayısı 50’den çok veya yıllık mali bilanço toplamı 100 milyon TL’den çok olan veri sorumluları (25 Temmuz 2023 tarih 32259 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan Kurulun 06.07.2023 tarihli ve 2023/1154 sayılı kararı ile)
– Yurtdışında yerleşik tüm veri sorumluları
– Yıllık çalışan sayısı 50’den az ve yıllık mali bilanço toplamı 100 milyon TL’den az olmakla birlikte ana faaliyet konusu özel nitelikli kişisel veri işleme olan veri sorumluları
-Kamu kurum ve kuruluşu veri sorumluları
Kimler VERBİS Kaydından Muaf?
6698 Sayılı Kanunun uygulanması ve idari yaptırım mercii olarak Kişisel Verilerin Korunması Kurulu kurulmuştur. Kurul kararı ile bir takım veri sorumluları VERBİS kaydı yaptırmaktan muaf tutulmuştur.
Noterlik kanunu uyarınca faaliyet gösteren noterler, dernek, vakıflar sendikalardan yalnızca ilgili mevzuat ve amaçlarına uygun, faaliyet alanlarıyla sınırlı ve sadece kendi çalışanlarına, üyelerine, mensuplarına ve bağışçılarına yönelik kişisel veri işleyenler, siyasi partiler, avukatlar, serbest muhasebeci mali müşavirler ve yeminli mali müşavirler, yıllık çalışan sayısı 50’den az ve yıllık mali bilanço toplamı 100 milyon tl’den az olan gerçek veya tüzel kişi veri sorumlularından ana faaliyet konusu özel nitelikli kişisel veri işleme olmayanlar, verbis’e kayıt yükümlülüğünden istisna tutulmuştur.
Bu kapsamdaki veri sorumluları kayıt yükümlüsü olmamakla birlikte VERBİS’e kayıt yaptırmaları mümkündür. Bununla birlikte, Sicile kayıt yükümlülüğünden istisna olma durumunun Kanun hükümlerinden de istisna olmak anlamına gelmediği unutulmamalıdır. Yani yukarıda sayılan VERBİS sistemine kayıt olmaktan muaf olan veri sorumluları, kanunun getirdiği diğer yükümlülüklerden muaf tutulmamıştır. Diğer yükümlülüklerin yerine getirilmemesi halinde idari para cezalarının uygulanması mümkün olacaktır.
Çalışan Sayısının Tespiti Nasıl Yapılır?
Yıllık çalışan sayısının hesaplanması için öncelikle bir tam yılın bitmesi ve bu yıl içerisinde en az yedi ayında veri sorumlusunca yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına aylık verilmekte olan Muhtasar ve Prim Hizmet Beyannamesinde bildirilen çalışan sayısının dikkate alınması gerekmektedir. Yedi ayın tespiti yapılırken ayların aynı yıl içerisinde olması gerekli olsa da ardışık olması gerekmemektedir.
Dernek, Vakıf veya Sendikaya ait İktisadi işletmenin sicile kayıt şartlarından olan yıllık 50 çalışan sayısının tespiti için tamamlanmış bir önceki yıl kayıtlarına bakılır. İlk defa kurulan İktisadi İşletmenin yıllık çalışan sayısının tespiti için de o yılın bitmesi ve biten yılın sayılarına göre işlem yapılması esastır.
Mali Bilanço Toplamı Nasıl Tespit Edilir?
Yıllık mali bilanço toplamının hesaplanması için öncelikle tamamlanmış bir yıl olması ve bu tamamlanmış yıl içerisinde veri sorumlusu tarafından yetkili kamu kurumuna yıllık olarak verilmekte olan gelir veya kurumlar vergisi beyanname ekindeki mali tablolarda yer alan mali bilanço bilgisinin dikkate alınması gerekmektedir.
VERBİS Kaydının Yapılmaması Halinde Ne Olur?
Veri Sorumluları Siciline kayıt ve bildirim yükümlülüğüne aykırı hareket edenler hakkında 119.428 Türk lirasından 5.971.989 Türk lirasına kadar idari para cezası verilir. Bu nedenlerle ilgili işlemlerin yapılması zaruridir.
